Flusso di accettazione merce a magazzino (PMI)

1 Ricezione ASN (Advanced Shipping Notice)

L’ASN arriva tramite EDI (es. DESADV), portale fornitore o email strutturata e prepara il magazzino all’arrivo fisico della merce.

Contenuti tipici ASN:

Dati fornitore e trasporto: mittente, vettore, riferimenti spedizione.
Riferimenti ordine: numero ordine d’acquisto, contratto, condizioni.
Unità logistiche: lista colli e pallet, SSCC, tipo imballo.
Articoli: GTIN, descrizione, quantità, UM.
Tracciabilità: lotti, date di scadenza, eventuali seriali/matricole.

Attività interne:

Importazione ASN nel WMS/ERP.
Creazione delle attese di ricevimento per ogni spedizione.
Generazione di una lista di controllo per il personale di magazzino.
Eventuale prenotazione di baie di scarico e risorse.

Obiettivo Preparare il sistema e il magazzino per una ricezione veloce e senza errori.

2 Arrivo del mezzo e check-in

All’arrivo del camion, si effettua il controllo documentale e l’allineamento con l’ASN prima dello scarico.

Identificazione trasportatore: dati vettore, targa, autista.
Verifica documenti: DDT, CMR, riferimento ASN/ordine.
Assegnazione baia: indicazione della postazione di scarico.
Registrazione tempi: orario di arrivo e inizio operazioni.

Obiettivo Garantire coerenza tra documenti fisici e ASN prima di movimentare la merce.

3 Scarico fisico dei colli/pallet

Il personale di magazzino procede allo scarico seguendo le indicazioni dell’ASN e separando le spedizioni.

Scarico pallet e colli dal mezzo.
Posizionamento in area di pre-accettazione.
Separazione per fornitore, ordine o ASN.

Obiettivo Mantenere la tracciabilità di ogni unità logistica ed evitare mescolamenti.

4 Verifica identificativa e scanning

Fase chiave in cui si collegano le unità logistiche fisiche ai dati dell’ASN tramite lettura codici.

Se l’ASN contiene SSCC:

Scansione SSCC di ogni pallet/collo.
Recupero automatico del contenuto previsto dal WMS.
Confronto immediato tra previsto e ricevuto.

Se l’ASN non contiene SSCC:

Scansione etichette articolo (GTIN).
Inserimento o conferma delle quantità.
Scansione/registrazione di lotto e scadenza, se richiesti.

Obiettivo Ridurre errori di digitazione e velocizzare la riconciliazione ASN–merce.

5 Confronto ASN vs merce fisica

Il sistema confronta i dati dichiarati nell’ASN con quanto rilevato a magazzino.

Controllo	Descrizione
Quantità	Confronto tra quantità previste e quantità ricevute.
Codici articolo	Coerenza dei GTIN e delle descrizioni.
Lotti	Presenza, correttezza e formato dei lotti.
Scadenze	Verifica rispetto alle policy (es. shelf life minima).
Seriali	Controllo seriali/matricole se richiesti.
Colli/pallet	Numero e tipo di unità logistiche coerenti con l’ASN.

Esiti possibili:

Match perfetto: accettazione immediata.
Differenze minori: accettazione con segnalazione e nota interna.
Differenze gravi: blocco, apertura non conformità (NC) e valutazione con acquisti/qualità.

6 Controlli qualitativi

I controlli qualità sono essenziali ma snelli, mirati a garantire l’idoneità della merce.

Stato imballo: assenza di danni, rotture, bagnature.
Integrità sigilli: verifica sigilli di sicurezza, se presenti.
Temperatura: per merce sensibile (alimentare, farmaceutico, chimico).
Etichette: leggibilità, presenza codici GS1, coerenza con specifiche.

Obiettivo Assicurare che la merce sia conforme prima dell’ingresso a stock.

7 Registrazione dell’accettazione

Una volta completati i controlli, la ricezione viene confermata nel sistema informativo.

Conferma ricevimento nel WMS/ERP per ogni ASN/ordine.
Generazione del rapporto di ricezione con eventuali note e NC.
Eventuale invio di RECADV (EDI) al fornitore.
Aggiornamento dello stock disponibile in tempo reale.

8 Etichettatura interna (se necessaria)

Se il fornitore non utilizza standard GS1 o non fornisce SSCC, il magazzino può generare etichette interne.

Stampa etichette interne per pallet/colli.
Assegnazione di SSCC interni o codici logistici interni.
Associazione tra etichetta interna e contenuto (articoli, lotti, quantità).

Obiettivo Uniformare la tracciabilità interna indipendentemente dallo standard del fornitore.

9 Messa a dimora (Put-away)

Il WMS assegna le locazioni ottimali e guida il magazziniere nella messa a dimora.

Criteri di assegnazione: famiglia merceologica, rotazione (ABC), peso/volume, vincoli (temperatura, ADR, quarantena).
Il magazziniere scansiona la posizione di stoccaggio.
Scansiona il pallet/collo e conferma la messa a dimora.

Obiettivo Ottimizzare lo spazio e garantire la tracciabilità della posizione.

10 Chiusura del processo

Il processo di accettazione si chiude con l’allineamento dei dati e la disponibilità della merce per il picking.

Aggiornamento inventario e giacenze.
Registrazione e gestione delle eventuali non conformità.
Notifica all’ufficio acquisti e, se necessario, alla qualità.
Merce resa disponibile per le attività di prelievo e spedizione.

Riepilogo sintetico del flusso

1. Ricezione ASN 2. Check-in mezzo 3. Scarico 4. Scanning SSCC/GTIN 5. Confronto ASN vs fisico 6. Controlli qualità 7. Registrazione accettazione 8. Etichettatura interna 9. Messa a dimora 10. Chiusura processo